Vos accès se calquent sur votre organigramme, pas l'inverse.

Identité, icône, membres, fichiers, récapitulatif. Vous donnez un nom au service, l'application lui propose une icône d'après ce nom, puis vous choisissez ses membres et ses dossiers. Si quelqu'un vient d'un autre service, c'est signalé tout de suite : un collaborateur n'appartient qu'à un seul service, et le rattacher ici le retire de l'ancien.

Puis le récapitulatif annonce la suite. Sera créé automatiquement : le service, son équipe dans l'annuaire et, si vous l'avez coché, un nouveau dossier partagé ouvert à l'équipe en lecture et en écriture. Dans un encadré à part, l'impact des transferts : Hugo Marchand et Thomas Petit quittent l'Atelier pour Pose et SAV. Ils perdront les dossiers de l'Atelier et gagneront ceux de leur nouvelle équipe, changeront d'imprimante par défaut et d'applications métier. Leur compte, lui, reste actif, sans aucune coupure.

Les noms sont vérifiés pendant que vous tapez : les caractères que l'annuaire refuserait sont signalés tout de suite, avec une explication, pour qu'aucune création n'échoue une fois lancée.

Claire dirige, Antoine vend, Julien fabrique. Pour le futur showroom, ils doivent travailler sur les mêmes plans et les mêmes devis. Les regrouper dans un service commun n'aurait aucun sens : ils perdraient les accès de leur propre équipe.

Vous créez donc un groupe, « Projet Showroom 2026 », en trois étapes : un nom, des membres, un récapitulatif. Chacun garde son service, et le groupe leur ouvre le dossier du projet. Le même principe sert pour un comité, une astreinte ou l'accès à une application.

Le nom compte : choisissez-le court et parlant. « Projet Showroom 2026 » se comprend encore dans deux ans, « grp_001 » non. Et contrairement à un service, un groupe se renomme si le projet change de nom.

Vous voulez supprimer le groupe « Projet Showroom 2026 » alors qu'il ouvre encore le dossier du projet ? L'application refuse, et vous montre la liste exacte de ce qu'il donne encore : ici, un dossier partagé. Le supprimer maintenant, ce serait couper l'accès de ses membres sans qu'ils le sachent. Vous retirez d'abord cet accès, et la suppression devient possible.

Supprimer un service suit la même logique. Ses collaborateurs ne sont pas perdus : ils passent en zone tampon, « Aucun service », gardent leur compte et peuvent toujours se connecter, mais n'ont plus les dossiers, imprimantes et applications de l'équipe tant que vous ne les avez pas rattachés ailleurs. Les dossiers partagés, eux, ne sont jamais supprimés.

Une précision, parce qu'elle compte : ces suppressions sont définitives. L'équipe disparaît de l'annuaire, et les dossiers conservés ne sont plus accessibles par ce service, il faut les rouvrir à une autre équipe. C'est précisément pour cela que l'application détaille les conséquences avant de vous laisser confirmer.

Au début, les droits se règlent à la main, dossier par dossier, personne par personne. Ça tient avec trois salariés. À dix, c'est une grille de cases que plus personne ne relit. Alors un jour, pour qu'un nouveau puisse enfin ouvrir un fichier, quelqu'un coche « tout le monde ». Et c'est resté.

Le problème n'est pas la négligence, c'est la méthode. Gérer des droits personne par personne ne tient pas quand l'entreprise grandit : chaque arrivée ajoute des réglages, et chaque départ en laisse derrière lui que personne ne pense à défaire.