Vos dossiers partagés arrivent tout seuls sur les bons postes.

L'onglet « Disques réseau » présente les lettres comme des cases : S: pour le commun, T: pour les plans, U: pour les devis, et ainsi de suite. En dessous attendent les dossiers qui n'ont pas encore de lettre. Vous en attrapez un avec la souris et vous le posez sur une case libre. Pour libérer une lettre, vous faites le geste inverse.

La lettre suit les accès. Antoine, au Commercial, voit X: « Photos chantiers » arriver à côté de ses autres lecteurs. Julien, à l'atelier, n'a pas accès à ce dossier : chez lui, rien ne change. En revanche, il retrouve W:, le chantier des Tilleuls, parce qu'il fait partie de l'astreinte. Chaque poste reçoit les dossiers de ses équipes, et rien d'autre.

Et quand ? À la prochaine ouverture de session. Si la personne est déjà connectée, le lecteur arrive tout seul dans les deux heures, ou tout de suite après un redémarrage de l'ordinateur. Personne ne passe sur les postes. Et quand vous changez les accès d'un dossier, sa lettre se réaligne ; quand vous l'archivez, elle est retirée.

L'écran « Mes dossiers » montre tout le stockage de l'entreprise d'un coup d'œil : un dossier par carte, avec sa jauge d'espace, sa lettre de lecteur et les équipes qui y ont accès. En haut, une phrase simple, « Tout est en ordre », et la place qui reste pour vos fichiers. Vous ne voyez jamais le serveur, seulement vos dossiers.

Ouvrez « Plans de fabrication ». Trois lignes répondent à la question : l'Atelier et le Bureau d'études lisent et modifient, le Commercial consulte en lecture seule. Il peut montrer les plans à un client, sans risquer de les changer. Chaque ligne précise s'il s'agit d'un service, d'un groupe ou d'une personne.

Pour ouvrir le dossier à d'autres, vous choisissez d'abord ce qu'ils pourront faire, lire et modifier ou seulement lire, puis qui : des services, des groupes ou des collaborateurs, plusieurs à la fois, ou toute l'entreprise d'un coup. Si le dossier a une lettre de lecteur, elle suit le changement : elle arrive chez les nouveaux venus à leur prochaine connexion, au plus tard deux heures après s'ils sont déjà connectés.

Fin d'année, quelqu'un veut faire le ménage et propose de supprimer « Archives 2019-2023 ». Sauf que la comptabilité de 2019 se conserve dix ans après la clôture de l'exercice, donc jusqu'en 2029. L'aide de l'application le rappelle : la comptabilité se garde dix ans, les bulletins de paie cinq ans, les contrats de travail cinq ans après le départ du salarié. Archivez, ne supprimez pas.

La sortie d'un dossier se fait donc par étapes. Désactiver, d'abord, est réversible. Archiver coupe le partage et retire la lettre des postes, sans toucher aux données, et le dossier peut être restauré depuis sa fiche. La suppression n'est possible qu'ensuite, sur un dossier déjà désactivé ou archivé.

Même là, l'application pose une dernière question, sans rien cocher d'avance : conserver une copie compressée des données sur le serveur, à l'écart du réseau, ou tout effacer pour de bon. La suppression demande aussi de recopier le nom exact du dossier. Rien ne part par accident.

Personne n'a mal travaillé. Sophie a corrigé le plan mardi soir et l'a enregistré sur son ordinateur, en se disant qu'elle l'enverrait le lendemain. Le lendemain, un client a appelé. Jeudi matin, l'atelier est parti de la version d'avant, celle qui circulait sur une clé USB. Le chêne est découpé, il faudra en racheter.

Dans beaucoup de petites entreprises, les fichiers vivent là où ils ont été créés : sur l'ordinateur de quelqu'un, dans une pièce jointe, sur une clé qui passe de main en main. Il existe souvent un disque partagé, installé un jour, mais plus personne ne sait vraiment s'y connecter, alors on s'envoie les fichiers. Chacun garde sa version, et le jour où un ordinateur tombe en panne, ce qu'il contenait part avec lui.